Les réglementations en matière d’assurance et de sécurité pour les stands
Les salons ou expositions sont une belle opportunité pour les entreprises, de promouvoir leurs nouveaux produits ou services et d’établir le contact avec de possibles futurs partenaires. Il faut cependant bien faire la différence entre un salon professionnel qui regroupe des pros du même secteur d’activité et une foire commerciale qui accueille des exposants professionnels ou particuliers aux produits très variés. Dans tous les cas, ce genre d’événement requiert une certaine préparation, en matière d’assurance et de sécurité, notamment pour prévenir tous risques éventuels.
I – Les assurances à souscrire par l’exposant
L’exposant doit toujours garder en tête que le futur est imprévisible, il faut donc être prévoyant pour éviter des situations délicates. Les assurances sont la 1ère étape vers la sérénité, il est indispensable de se protéger.
Pour cela, il peut souscrire à une responsabilité civile. Elle sert à protéger des dommages causés aux tiers et peut aussi concerner le montage / démontage du stand sur le site d’exposition, et compléter avec une offre d’assurance accident individuelle qui couvre les préjudices corporels causés aux victimes.
N’oublions pas d’assurer son stand ! Pour avoir l’esprit serein il existe des solutions comme l’assurance tous risques matériels (y compris le vol) qui couvre le matériel technique. Au cas où le matériel est de location, il faut se renseigner auprès du loueur car le prix d’assurance peut être déjà inclus. Pour finir, il est intéressant de savoir que l’exposant peut adhérer à une assurance d’annulation individuelle de participation qui le couvrira en cas de maladie ou d’accident l’empêchant de participer à l’événement.
En cas de manifestations commerciales professionnelles à l’étranger, les entreprises peuvent s’assurer contre la perte subie en cas d’échec partiel ou total des actions menées avec l’assurance prospection proposée par Bpifrance (banque d’investissement, son rôle consiste à soutenir le financement de l’économie française).
À noter : permet seulement de couvrir les dépenses de prospection non récurrente.
II – Les assurances à souscrire par l’organisateur
L’organisateur, quant à lui, doit également se protéger d’un point de vue juridique car il est responsable des biens qui lui appartiennent ; ceux des exposants et ceux prêtés par des tiers.
Du côté des organisateurs d’événements, l’assurance RC organisateur est essentielle. Elle couvre les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile en qualité d’organisateur. Pour avoir une couverture complète, il est conseillé de souscrire une assurance Foire, qui a le rôle de garantir les salons/expositions des risques de dégâts, sinistres et pertes commerciales. Pour finir, il est intéressant de savoir qu’il peut adhérer à une assurance d’annulation de manifestation qui le couvrira en cas d’impossibilité de la tenue de l’événement.
À noter : L’exposant est invité à demander à consulter la police d’assurance de l’organisateur afin de connaitre tous les risques couverts avec précisions.
III – La sécurité, une priorité
Les manifestations publiques attirent beaucoup de monde. La sécurité des visiteurs est importante et concerne tout le monde.
L’exposant a autant de responsabilités que l’organisateur. Il est de son devoir de prévenir d’un quelconque risque éventuel en déclarant auprès des organisateurs s’il possède des appareils « à risque » sur son stand. Par exemple : moteurs thermiques / à combustion, machines, lasers ou des produits potentiellement dangereux. De plus, un cahier des charges officiel est établi entre l’organisateur, les pouvoirs publics et les secours ; et est remis à l’exposant, il est obligatoire de le respecter.
L’organisateur quant à lui s’occupe généralement de la sécurité, en faisant appel au bureau d’étude et à la direction du salon qui s’occupent de faire une étude d’implantation théorique et de déposer le dossier en préfecture. Ensuite, une commission de sécurité valide la sécurité globale du site après avoir visité les bâtiments et stands.
La sécurité incendie n’est pas à négliger : à partir de 1 500 m², la présence d’un chargé de sécurité est indispensable pendant toute la durée du montage et de l’ouverture. C’est aussi le rôle de l’organisateur de faire en sorte qu’il y ait la présence d’un coordinateur de sécurité et de protection de la santé (SPS), pour s’assurer de la protection de tous lors de l’installation du salon.
Il doit également s’assurer de la présence de services de secours tous le long de l’événement, pour prendre en charge les malades ou les victimes d’accidents. La sureté est primordiale, il est de son devoir d’anticiper toutes formes intentionnelles du danger, les mesures qu’il prend lui appartiennent et sont diverses : vidéo protection, gardiens (1 pour environ 100 personnes), coordination des moyens, etc.
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