Comment bien rédiger son cahier des charges ?
La participation à un évènement s’anticipe, il en est de même pour la gestion d’un projet de stand. En effet, il est indispensable de définir vos besoins très en amont de la date de l’évènement.
Pour cela, Le cahier des charges est le document qui décrit les besoins et les exigences (qualité, livraison, prix et délai) respectifs de nos clients. Il est indispensable dans notre métier et constitue la base du projet.
Nous vous proposons dans cet article de vous énumérer les principales étapes pour rédiger un cahier des charges complet.
1. La présentation de votre entreprise
. Fiche d’identité de votre entreprise (date de création, nombre d’employés, image de marque, valeurs, etc.)
. Votre domaine d’activité et votre marché (description du secteur, de la concurrence, du contexte actuel de votre entreprise, etc.)
. Votre offre de produits/services
Réunissez tous les éléments en interne qui nous permettrons de comprendre au mieux votre entreprise (plaquette institutionnelle, photos des produits, etc.).
2. Contexte de votre participation à un salon
. Contexte (participation au préalable à des salons ? Si oui, lesquels ?) et objectifs détaillés de votre participation à un salon (se faire connaître, se démarquer, vendre, etc.)
. Nom et description du salon (lieu, dates du salon, du montage, du démontage)
Il est fondamental de cerner pourquoi l’entreprise souhaite participer à un salon. C’est grâce à la bonne compréhension du contexte et des objectifs fixés que nous pourrons vous orienter vers le meilleur choix possible.
3.Votre demande de stand (besoins et spécificités)
Pour que vos besoins soient en parfaite corrélation avec nos préconisations, vous pouvez vous poser et répondre à ce type de questions :
. Quelle est l’ambiance que je souhaite donner à mon stand (minimaliste, convivial, intimiste, etc.) ?
. En termes d’esthétisme, quel design je souhaite privilégier (tendance, luxueux, léger/aérien, etc.) ?
. Quel est le type de signalétique que je souhaite mettre en place (photos, vidéo, jeu, etc.) ?
. Comment je souhaite exposer mes produits/mes services (en vitrine, sur un podium, en hauteur, etc.) ?
Il faudra penser à fournir un listing des produits et/ou services présentés lors de l’événement afin d’identifier les solutions d’aménagements les plus adéquates et le volume d’espace à privilégier.
. Quel(s) types d’aménagement ai-je besoin sur mon stand (comptoir d’accueil, bar, banquette, sonorisation, etc.) ?
PUBVOLUME propose, dans le cadre de ses prestations, la location de mobiliers (mange-debout, fauteuil, canapé, etc.) ; n’hésitez pas à faire part de vos besoins à ce sujet.
. Quel type de sol serait le plus adapté à mon activité/mon image ?
. Ai-je besoin d’électricité sur mon stand ? Si oui, pour quel(s) équipement(s) ?
. Ai-je des besoins supplémentaires (création de supports, accompagnement technique, etc.) ?
4.Informations pratiques complémentaires
. Date de rendu souhaité
. Plans et règlement d’architecture de l’événement
. Interlocuteur(s) (nom(s) et cordonnées)
. Budget
Gardez bien en tête qu’un projet de stand est unique et personnalisable. Nos experts seront présents pour vous guider dans la réalisation de votre projet, pour répondre à toutes vos interrogations et venir vous rencontrer.
Pour vous aider dans votre démarche : téléchargez notre gabarit de cahier des charges/brief ou contactez-nous directement au 02 51 09 22 11.
