Votre implication ne s’achève pas lorsque les derniers visiteurs quittent le salon. Pour que votre participation soit un succès, il reste encore du travail à faire. Une nouvelle étape commence : analyser votre performance, convertir vos leads en clients fidèles, et tirer les leçons pour préparer votre prochaine participation. Pas d’inquiétude, nous vous donnons aujourd’hui quelques conseils pour un suivi réussi après un salon professionnel.

Préparer le suivi post salon avant même le salon

Pour tirer pleinement parti d’un salon, planifiez votre suivi post-salon avant l’événement. Cette préparation débute par la définition de vos objectifs pour le salon et des moyens mis à disposition.

Formuler les objectifs précis du salon auprès de votre équipe

Afin d’assurer le succès de votre entreprise lors de sa participation à un salon, il est essentiel que votre équipe comprenne parfaitement les objectifs de cet événement et veille à son bon déroulement.

Une réunion préparatoire peut être une solution adéquate pour transmettre toutes les informations nécessaires à l’ensemble de l’équipe : objectifs, déroulement des journées, connaissance des produits et/ou services présentés, etc. De plus, il est recommandé de prévoir une session de formation pour l’équipe présente sur le salon. Afin qu’elle soit pleinement opérationnelle et capable de répondre à toutes les questions concernant les produits et/ou services exposés sur le stand.

Le jour J et les jours suivants, commencez chaque matinée de salon par un brief avec votre équipe. Cette réunion permet à tous les membres d’être informés des actualités et informations concernant le salon, le stand, et les produits et services mis en avant. Elle a également pour but d’organiser la journée en prévoyant chaque détail pour qu’elle se déroule sans encombre. Profitez-en pour clarifier les objectifs de la journée, les responsabilités de chacun, les messages clés et les pitchs pour les visiteurs, et la gestion de l’accueil des visiteurs. Terminez par un message d’encouragement pour motiver votre équipe.

Définissez les outils mis à disposition pour la gestion des contacts

Les badgeuses fournies par les organisateurs des salons permettent d’obtenir quelques jours après le salon une liste complète avec les coordonnées des contacts scannés pendant la durée du salon. Parallèlement aux badgeuses traditionnelles, il existe sur le marché différentes solutions pour collecter des leads sur les salons professionnels et les traiter instantanément. Ces solutions peuvent se connecter à votre CRM interne. Ils permettent ainsi de basculer de façon automatique toutes les données collectées lors d’un événement. Ils suppriment ainsi l’étape de saisie manuelle des contacts, fournissant un gain de temps considérable. Si vous souhaitez vous équiper d’une de ces solutions, il convient de bien s’assurer que votre équipe soit formée à son utilisation avant le démarrage du salon.

Évaluer sa participation immédiatement après

Profitez de l’expérience encore fraîche dans votre esprit pour envisager un point de retour d’expérience de l’événement.

Priorisez les contacts collectés pendant le salon

Collecter des contacts lors de votre participation à un salon est important, mais ne vous arrêtez pas là. Si vous ne faites pas appel à une application de gestion de leads automatisant cette partie du process, vous devez maintenant les classer et les enregistrer dans votre base de données pour conserver leurs informations. Un conseil supplémentaire : priorisez les contacts en fonction de leur niveau d’intérêt et du niveau d’urgence pour hiérarchiser les informations en vue du suivi ultérieur.

Débriefez le salon avec l’équipe

Dès le retour, organisez une réunion de débriefing avec les membres de l’équipe présents sur le salon. Cette session permet de partager les expériences, évaluer les résultats, identifier les points forts ainsi que les axes d’amélioration pour les prochains salons. C’est une étape essentielle pour faire le bilan sur le stand, la logistique quotidienne, les opportunités potentielles, les concurrents, etc.

Transformer les leads en clients

L’un des principaux avantages de participer à des salons professionnels est de créer des contacts. En revanche, une fois les premières paroles échangées, il est crucial de nourrir cette relation naissante.

Contactez toutes les personnes

Cette étape est indispensable pour ne pas tomber dans l’oubli. Recontactez toutes les personnes rencontrées pendant le salon. Relancez vos contacts de manière personnalisée et par ordre de priorité. Remerciez les visiteurs, envoyez de la documentation ou les informations requises, et partagez les chiffres concernant le succès de l’événement.

Communiquez sur les réseaux sociaux

Votre présence au salon a été un vrai succès. Prolongez cette réussite en partageant votre expérience sur les réseaux sociaux. Vous pouvez ainsi publier des photos ou des vidéos pour étendre la portée de votre présence sur le salon.

Analyser les performances

Enfin, ne négligez pas l’étape cruciale d’analyser les performances de votre participation au salon.

Examinez les ROI (retours sur investissement)

En tenant compte des critères et des objectifs définis préalablement pour votre participation au salon, vous allez maintenant analyser le retour sur investissement à des moments clé. Ce point d’étape doit se faire à 3 mois, 6 mois et 9 mois après l’événement, pour évaluer pleinement les résultats obtenus grâce à votre participation.

Utilisez votre analyse pour ajuster les objectifs du prochain salon

Analyser les performances de votre stand lors d’un salon professionnel vous permet d’obtenir un aperçu global de la réussite de votre participation et d’identifier les éléments et caractéristiques ayant plus ou moins bien fonctionné. Cela vous aide à adapter vos stratégies et objectifs pour les futurs événements.

En vous appuyant sur ces analyses, vous avez l’opportunité de corriger les erreurs et d’apporter des améliorations pour les prochains salons. Négliger cette étape pourrait freiner l’évolution de votre stand. Il est également crucial de vérifier si vous avez atteint vos objectifs. Cela constitue un point essentiel pour l’amélioration de vos performances lors des prochains événements.

Pour évaluer la pertinence de votre participation, vous pouvez analyser plusieurs critères : le nombre de leads collectés, le nombre de produits/services vendus, le nombre d’opportunités générées, la couverture médiatique obtenue, etc. Les critères d’analyse de performance découlent de vos objectifs principaux définis en amont. Ils peuvent varier d’un salon à l’autre.

En résumé, participer à un salon professionnel demande une préparation minutieuse avant mais aussi un suivi efficace après l’événement. Il est essentiel de maximiser chaque opportunité en construisant des relations solides avec les contacts rencontrés. Évaluer régulièrement les performances pour ajuster les stratégies, et en utilisant les plateformes numériques pour étendre l’influence de votre entreprise.

Des partenaires comme Pubvolume facilitent cette démarche en offrant des solutions complètes, de la conception de votre stand à son montage sur site. Soucieux de vous fournir un soutien global, ils peuvent également vous conseiller sur les solutions disponibles sur le marché pour une automatisation de la gestion des leads et leur suivi.

Construire un brief de stand efficace en 5 étapes

Pas facile de compiler tous les éléments à prendre en compte pour la réalisation de votre prochain stand. Entre les éléments techniques et les aspects plus subjectifs, mieux vaut ne faut rien oublier si vous souhaitez partir sur de bonnes bases dans la conception d’un stand qui VOUS ressemble. Pour vous guider, nous avons compilé en 5 étapes les sujets à aborder avec votre standiste pour un brief de stand efficace.

Présentez votre entreprise

A l’heure où tout est disponible sur internet et sur les réseaux sociaux, il peut paraître inutile de présenter sa société.

❌ C’est faux ! Une meilleure connaissance de votre entreprise, décrite avec vos mots et selon votre point de vue permettra à vos prestataires de mieux répondre à vos attentes.

1. Décrivez votre secteur d’activité et le rôle de votre entreprise, sa position sur le marché (leader, réputation, etc.) mais également ce qui fait sa culture, son ADN.
2. Fournissez des détails sur les produits ou services qui font votre réputation
3. Précisez vos objectifs avec ce stand : lancer un nouveau produit, asseoir votre notoriété, créer la surprise, etc.
4. Indiquez le profil des visiteurs attendus : clients existants, prospects, institutionnels, investisseurs, etc.

Pour faciliter la compréhension, communiquez autant d’informations que possible, y compris des documents complémentaires sur votre entreprise ainsi que la charte graphique reprenant votre identité visuelle.

Définissez les spécificités et enjeux du salon ciblé

Le salon auquel vous participez et les modalités définies par l’organisateur peuvent avoir un impact majeur sur la conception de votre stand. Ainsi, les prestataires que vous consulterez auront besoin de matière pour leur étude personnalisée :

• D’abord , le nom, le lieu, la date, ainsi que les dates de montage et de démontage du salon.

• Ensuite, les enjeux spécifiques à cette édition-ci pour votre entreprise (ex : ouverture à l’international, présence de concurrents, modalités de participation différentes des années précédente, etc.)

• Enfin, il est très IMPORTANT de fournir le règlement d’architecture du salon. Ce règlement, garant d’une équité entre tous les exposants, comprend les contraintes spécifiques imposées par le salon. Il inclut les hauteurs autorisées des constructions, les distances à respecter par rapport aux voisins et aux allées et la possibilité d’installer des enseignes suspendues ou des éclairages particuliers.

Toutes ces informations vous seront fournies dans le guide technique transmis par les organisateurs du salon lors de votre inscription.

Quantifiez l’espace réservé et votre objectif financier

Pour que les standistes puissent répondre au mieux à votre demande, il est essentiel d’obtenir des informations sur l’espace commandé à l’organisateur du salon et sur les moyens dont vous disposez pour mener à bien le projet.

• La surface et les dimensions de votre stand.
• Le nombre de côtés ouverts ou fermés de votre stand
• Le nombre de personnes de votre staff présentes sur le stand en moyenne
• La nécessité de modularité ou de réutilisation du stand
• Votre budget prévisionnel : il pourra également orienter les choix des designers dans leur processus de création, le but étant de répondre à votre besoin à la fois esthétique, fonctionnel et économique.

Détaillez les produits à mettre en valeur sur votre stand

Les informations qui concernent les produits exposés peuvent avoir un impact esthétique (charte graphique à respecter) mais également technique sur le stand (nécessité d’un plancher technique, d’un revêtement de sol spécifique ou d’une alimentation électrique).

Pour un focus détaillé, vous pouvez d’abord fournir les plaquettes ou les fiches produits correspondantes. Cela permettra à votre standiste d’avoir accès à toutes les informations pertinentes telles que les dimensions du produit, son poids, puissance électrique, etc.

Ensuite, n’hésitez pas à orienter le mode de présentation que vous envisagez pour vos produits (podium, cloison, vitrine, en hauteur, etc.). Cela aidera à concrétiser votre vision et à assurer que le stand soit aménagé de manière optimale pour mettre en valeur vos produits ou services.

Décrivez votre utilisation de l’espace

Une dernière étape essentielle est celle qui concerne l’aménagement et les fonctionnalités du stand. Pour cela, toutes les précisions sont les bienvenues :

• Avez-vous en tête une ambiance générale que vous souhaitez donner (ne pas hésiter à transmettre un moodboard pour traduire en images ce que vous aimez !)
• Vous avez besoin d’un espace privatif fermé ou semi-fermé ?
• Une zone de démonstration produit est à matérialiser ?
• Votre comptoir d’accueil tiendra lieu de bar ou les préparations se feront dans la réserve ?
• Mobilier à prévoir (chaises, fauteuils, tabourets, tables, etc.)
• Équipements de réception (évier, réfrigérateur, machine à café, etc.)

La création d’un brief de stand efficace nécessite du temps, mais le but est de vous en faire économiser ensuite ! En effet, cette base va permettre à votre concepteur de stand de cibler une esthétique et des fonctionnalités au plus près de vos attentes. Ainsi, nous vous encourageons à la détailler de vive voix avec les prestataires consultés qui verront probablement des sujets complémentaires à aborder. Maintenant, à vous de rédiger votre brief !

Chez Pubvolume, nous accompagnons nos clients depuis plus de 30 ans dans la conception, la fabrication et la pose de leur stand d’exposition. Situés en Vendée, nous mettons à votre disposition une équipe pluridisciplinaire spécialisée. Votre projet est suivi de A à Z par un interlocuteur dédié, du brief au montage/démontage de votre stand sur le lieu de l’exposition.

Vous souhaitez nous partager votre brief pour que nous le traduisions en un design de stand personnalisé pour votre prochain salon ? 👉 contactez-nous !

Source : Cadremploi

ÉTABLIR UN BUDGET DE PARTICIPATION À UN SALON PROFESSIONNEL : NOS CONSEILS

Chaque année, de nombreuses entreprises se lancent dans la participation à des salons professionnels. Les paramètres à prendre en compte sont nombreux et nécessitent l’élaboration d’un prévisionnel fiable et détaillé pour éviter tout dérapage financier. C’est pourquoi, nous vous présentons aujourd’hui quelques éléments à prendre en compte pour établir un budget de participation à un salon qui soit cohérent et réaliste.

Prendre en compte les frais d’inscription et prestations techniques

L’inscription à l’événement

Lors de la préparation de votre participation à un salon, l’emplacement revêt une importance capitale. Tout d’abord, il est vital de choisir un emplacement stratégique, pour accroître votre visibilité et maximiser l’impact de votre présence. Ensuite, plusieurs facteurs influenceront votre enveloppe budgétaire : la taille du stand, la surface d’exposition ou son emplacement. Cela entraînera des variations dans vos coûts prévisionnels.

Les prestations techniques commandées à l’organisateur

En complément des frais d’inscription, il convient de prendre en compte les autres commandes qui sont passées à l’organisateur et notamment les raccordements (électricité, eau, air comprimé) ou le nettoyage. Dans le cas d’une enseigne suspendue, des frais d’élingage seront également à prévoir.

Consulter un standiste pour la réalisation et le montage de votre stand

La conception et la fabrication d’un stand d’exposition représentent une part significative du budget total. Ce coût varie en fonction de plusieurs critères :

• le type de stand : menuisé sur mesure, modulaire, pliable, etc.
• sa surface
• le type de matériaux utilisés : bois, aluminium, tissu, etc.
• l’agencement du stand : nombre de faces ouvertes
• les équipements et mobilier requis : éclairage, audiovisuel, meubles, etc.

En fonction de votre brief et de vos contraintes métier, un standiste pourra vous transmettre une fourchette estimative vous permettant de mieux visualiser les moyens financiers nécessaires à la conception et réalisation de votre projet.

Le transport et le montage/démontage du stand

Le transport ainsi que le montage et démontage peuvent également être pris en charge par votre prestataire. Si cela n’entre pas dans son domaine d’expertise, il est crucial de vous renseigner sur les coûts associés auprès de professionnels capables d’effectuer la prestation. Ils peuvent varier en fonction du lieu du salon, atteignant souvent des montants très impactant sur le budget global du stand.

Lister les frais annexes associés à votre participation au salon

Les frais de vie des participants

Dans la planification de votre budget, il est capital de tenir compte des frais de vie des participants, tels que les frais d’hébergement, de nourriture et de déplacement.

Dans cette enveloppe budgétaire vous pouvez intégrer également :

• les « consommables »  nécessaires sur le stand : fournitures, vaisselle, boissons, traiteur, etc.
• le coût du transport de vos produits vers le site d’exposition (et leur installation le cas échéant)

Les outils de communication

La communication autour de votre participation à un salon professionnel va impacter votre visibilité, votre image et l’attrait de votre espace éphémère pour les visiteurs. Qu’elle soit traditionnelle (brochures, flyers, goodies, etc.) ou digitale (réseaux sociaux, stand virtuel, etc.) elle est primordiale pour optimiser les bénéfices de votre participation à un salon professionnel. Estimer en amont le budget que vous souhaitez y consacrer évitera les mauvaises surprises d’un dépassement budgétaire et vous guidera dans le choix d’une gestion en direct ou en collaboration avec une agence de communication.

Certaines entreprises font appel à plusieurs prestataires, tandis que d’autres s’adressent à une seule entreprise pour gérer la majorité prestations.

Chez Pubvolume, en tant que concepteur et fabricant d’espaces éphémères depuis 30 ans, nous offrons à nos clients un service complet qu’il s’agisse de stands traditionnels ou modulables. Nous prenons en charge chaque étape du projet jusqu’au démontage une fois votre salon terminé. Pour permettre une réutilisation de votre stand sur une future édition, nous proposons également le stockage des différents éléments et leur remise en état si besoin.

Vous avez besoin d’aide pour établir le budget de votre prochain salon ? Pour une estimation budgétaire de votre futur stand clé en main, partagez-nous votre brief : https://pubvolume.fr/contact/

Les salons professionnels attirent une foule importante, ce qui rend la découverte des stands plus difficile pour les visiteurs. C’est pourquoi il est essentiel pour les exposants de prévoir, en amont, des animations afin d’attirer un maximum de visiteurs. Bien que les démonstrations et les présentations soient des débuts prometteurs, il est important de noter que la plupart des exposants utilisent déjà ces méthodes. Aujourd’hui, nous vous proposons quelques astuces pour obtenir un stand d’exposition remarquable.

DES ANIMATIONS POUR UN STAND D’EXPOSITION REMARQUABLE

PROPOSER UN SERVICE GRATUIT

Actuellement, peu de centres d’exposition sont équipés d’un réseau internet stable et/ou d’une borne wifi. Cependant, pour une majorité de personnes, bénéficier d’un accès à Internet en continu est essentiel. C’est pourquoi, proposer un accès wifi gratuit sur votre stand ou une borne de recharge pour téléphone portable peut vous attirer un flux continu de visiteurs.

OFFRIR UNE PAUSE DETENTE

Pendant un salon professionnel, la chaleur est souvent intense en raison de l’affluence. En tant qu’exposant, vous pouvez anticiper cette contrainte en proposant des rafraîchissements aux visiteurs. En plus de faire preuve de courtoisie envers les participants, cette initiative vous offre l’opportunité d’attirer davantage de visiteurs vers votre stand. Vous pourrez même personnaliser les contenants à votre image ! Vous pouvez pousser l’expérience plus loin en aménageant un espace dédié où les visiteurs peuvent faire une courte pause détente ou productive avant d’explorer les autres stands.

ORGANISER UN CONCOURS ENTRE LES VISITEURS

Pour les visiteurs compétitifs, organiser un concours avec un quiz ou un tirage au sort peut faire la différence. Le quiz, avec des buzzers par exemple, offre une interaction plaisante avec les visiteurs tout en présentant de manière positive les produits ou services mis en avant sur votre stand sur-mesure. Profitez-en pour récompenser les gagnants avec un cadeau, éventuellement l’un de vos produits ou services.

PROPOSER UNE ANIMATION DE STAND VIA DES QUESTIONS / REPONSES

Les sessions de questions-réponses offrent une opportunité de créer un lien avec les visiteurs. Certaines personnes peuvent hésiter à poser des questions.  Lors de ces animations, leurs préoccupations peuvent trouver des réponses sans qu’elles aient à les exprimer, car d’autres participants peuvent poser des questions similaires. Les sessions permettent également de fournir des informations supplémentaires sur l’entreprise, le fondateur et les offres.

PREVOIR DES GOODIES

Les cadeaux gratuits plaisent à tous. C’est pourquoi, il est judicieux pour les entreprises présentes lors des salons professionnels d’avoir un stock de cadeaux publicitaires à distribuer gratuitement, personnalisés à l’image de l’entreprise. Les gens seront naturellement attirés par les produits gratuits proposés. Les goodies permettent de se souvenir des entreprises et de faire de la promotion auprès d’autres personnes. De nombreuses sociétés proposent d’ailleurs des objets publicitaires eco-responsables : carte ou crayon à planter, tote bag, couverts en bambou, etc.

Bien que des animations puissent rendre un stand d’exposition attractif, il ne faut pas sous-estimer les éléments fondamentaux pour assurer son succès : l’interaction humaine et un stand représentant l’image de l’entreprise. Un espace d’exposition conçu en parfaite cohérence avec votre image et vos valeurs associé à une équipe dynamique et accueillante fera à coup sûr la différence.

Depuis plus de 30 ans, la société Pubvolume vous accompagne pour concevoir et fabriquer votre stand d’exposition, qu’il soit sur-mesure, modulaire ou pliable. Elle opère sur de nombreux sites d’exposition en France (Nantes, Paris, Rennes, Lyon) et en Europe. Pour votre prochain salon professionnel, contactez-nous pour que nous définissions ensemble quelle solution correspond à votre besoin : https://pubvolume.fr/contact/

La conception sur mesure d’un stand d’exposition est essentielle. Elle doit être en harmonie avec l’identité de votre entreprise et adaptée en fonction de l’espace disponible et des besoins spécifiques pour garantir le succès de votre participation à un salon. D’autres facteurs essentiels pour assurer le succès d’un stand incluent une communication efficace et l’utilisation d’outils appropriés.

LES ÉLÉMENTS DE COMMUNICATION

La communication est un élément non-négligeable pour le succès d’un stand d’exposition. Elle permet d’attirer l’attention des visiteurs, de susciter l’intérêt et de promouvoir les produits et/ou les services. Voici, des éléments de communication indispensable favorisant la réussite de votre présence à un salon :

ÉTABLIR UN OBJECTIF CLAIR

En amont d’un salon, il est primordial que vous vous fixiez un objectif clair et réaliste, tel que l’augmentation de la visibilité de votre entreprise, la génération de prospects, le renforcement de votre image de marque et la promotion de nouveaux produits.

ÉLABORER UN MESSAGE/SLOGAN

Préparer un message/slogan percutant qui résume ce que votre entreprise offre et pourquoi les visiteurs doivent s’intéresser au stand. De plus, ce message contribue également à établir une cohérence au sein de tous les éléments de communication.

PROMOUVOIR LE STAND AVANT L’ÉVÉNEMENT

Communiquer avant l’événement/salon est d’une importance capitale pour votre entreprise. Cela implique de susciter l’intérêt en annonçant votre participation sur les réseaux sociaux, entre autres, dans le but d’inciter les clients à se rendre sur votre stand, tout en attirant l’attention des visiteurs potentiels.

UNE IDENTITÉ VISUELLE

Lors d’un événement, la réalisation d’un stand à l’image de votre entreprise est indispensable. Le stand doit refléter l’identité de l’entreprise, notamment, en utilisant ses couleurs et son logo, permettant ainsi de reconnaître votre entreprise pendant le salon. L’objectif est de garantir une visibilité instantanée et une reconnaissance claire de l’entreprise.

DES VISUELS PRINT (TOTEM, ROLL UP, KAKEMONO, ETC.)

Ces outils de communication s’avèrent appropriés pour un salon, car ils ne nécessitent pas de support supplémentaire et offrent une grande mobilité, ce qui facilite la communication dans l’enceinte du salon, et permet d’adapter les informations en fonction de vos besoins. En effet, les visuels peuvent être déplacés dans l’ensemble de l’enceinte de l’établissement.

SUPPORTS/VITRINES

En fonction des produits/services exposés sur un stand, il peut être judicieux d’envisager l’utilisation d’un support de présentation ou d’une vitrine. Ce dispositif vise à accentuer les caractéristiques du produit ou du service, suscitant ainsi instantanément la curiosité des visiteurs.

FAVORISER L’INTERACTIVITÉ

Pendant le salon, il vous est fortement recommandé de proposer des activités, animations, démonstrations, etc. favorisant l’implication des visiteurs sur votre stand. Enfin, il peut être judicieux de mettre en avant des écrans qui attire davantage les regards des visiteurs.

RETOURS SUR LE SALON, RÉSULTATS

Vous devriez également procéder à une analyse post-salon afin de rassembler les résultats de la communication, y compris le nombre de leads générés, les ventes réalisées, ainsi que les retours d’informations des visiteurs.

LES AVANTAGES DE LA COMMUNICATION POUR LE SUCCÈS D’UN STAND

Lors de la participation à un salon ou à un événement, une communication efficace est capitale pour susciter un intérêt parmi les visiteurs et tirer pleinement parti de votre participation. Elle permet d’attirer, d’engager et de convertir les visiteurs, tout en consolidant la réputation de votre marque et en favorisant des occasions de réseautage.

Vous souhaitez participer à un salon professionnel prochainement ? Et vous voulez concevoir votre stand et y intégrer vos éléments de communication ? Faites appel aux experts de Pubvolume. Ils sauront vous accompagnez dans la création et dans l’agencement de votre stand en vous proposant les différentes options qui s’offrent à vous : stand, stand virtuel, kit Stand’evo.