Lors d’une participation à un salon, le choix du stand joue un rôle clé, car il incarne l’identité de l’entreprise et l’atmosphère que vous souhaitez créer pour marquer votre présence. Aujourd’hui, l’essor des technologies permet d’aller au-delà des espaces conventionnels en transformant votre stand en une expérience immersive, aussi bien pour vous que pour les visiteurs. L’objectif : laisser une empreinte durable dans les esprits. Les stands d’exposition évoluent non pas vers une transformation radicale, mais vers une optimisation. En associant les stands traditionnels à des éléments technologiques, il devient possible d’offrir aux visiteurs une expérience inoubliable. Examinons concrètement l’impact de ces nouvelles technologies sur la participation à un salon.

Une interactivité croissante

Les nouvelles technologies offrent de nouveaux supports interactifs pour transmettre des informations tout en captant l’attention du public. Certaines, déjà bien ancrées, s’intègrent parfaitement dans les stands d’exposition des entreprises.

Les écrans tactiles, lunettes 3D, photobooths, ainsi que la réalité augmentée (AR) et virtuelle (VR) transforment les stands en espaces immersifs, incitant les visiteurs à interagir de manière plus ludique et engageante avec les produits ou services. Parmi ces innovations, la gamification se démarque particulièrement en permettant aux visiteurs de découvrir un produit ou service via la participation à un jeu. Cela réveille leur esprit ludique tout en les mettant au défi, renforçant ainsi leur engagement et leur intérêt.

Ces technologies facilitent également l’amorce de conversations avec les visiteurs qui ralentissent devant votre stand. Il suffit de leur proposer de tenter leur chance à un jeu interactif, qu’il s’agisse d’écrans tactiles, de réalité virtuelle ou augmentée.

L’analyse de données en temps réel

La participation à un salon s’étend généralement sur plusieurs jours selon son envergure. Les technologies mentionnées précédemment sont flexibles et peuvent s’adapter aux besoins de l’entreprise, ainsi qu’à ceux de ses prospects et clients. Dès la première journée, vous avez la possibilité d’analyser le nombre d’interactions avec le contenu proposé, de prêter attention aux retours des visiteurs, et d’ajuster votre présentation pour les jours suivants, ou pour le prochain salon si le délai est trop court. Ces outils offrent de nouvelles données d’analyse. Vous permettant ainsi d’affiner votre approche et de personnaliser vos contenus en fonction des retours recueillis, afin d’améliorer vos performances lors des futurs événements.

Une personnalisation de l’expérience

Que ce soit pour l’entreprise ou les visiteurs, les rencontres sur un salon sont souvent brèves, dans un environnement rythmé par le bruit ambiant et l’attente de ceux qui souhaitent échanger sur vos produits ou services. Les nouvelles technologies apportent un soutien précieux en proposant du contenu interactif qui non seulement renforce votre discours, mais aide aussi à fluidifier le flux de visiteurs tout en maintenant un échange de qualité. Ces outils permettent également aux visiteurs de se sentir davantage pris en compte, par exemple à travers des jeux où ils saisissent leur nom pour une expérience personnalisée. De plus, pour renforcer cette personnalisation, les visiteurs ont la possibilité de remplir un formulaire numérique, leur permettant d’accéder à des informations spécifiques qui répondent à leurs questions concernant les produits et services, rendant ainsi leur visite plus pertinente et efficace.

Simplification de la gestion des stands

Pour les entreprises, les nouvelles technologies offrent également un avantage pratique. Elles simplifient la gestion des stands grâce à des solutions automatisées. L’enregistrement des visiteurs peut se gérer via des bornes interactives ou des applications mobiles, ce qui permet de réduire l’attente des visiteurs. La traditionnelle  diffusion de brochures, plaquettes, flyers et autres informations se fait de plus en plus via des formats numériques, accessibles par QR code ou par email. Cela permet non seulement de réduire les coûts d’impression et les déchets papier, mais aussi d’assurer que les informations restent à jour et accessibles après l’événement.

S’étendre au-delà du salon

Les nouvelles technologies offrent des opportunités innovantes qui permettent d’élargir la visibilité et l’accessibilité d’un stand au-delà des frontières géographiques et de la présence physique. Vous pouvez proposer une solution pour les personnes qui ne peuvent pas se rendre sur place en créant une version virtuelle de votre stand d’exposition. Cela leur permet de naviguer dans le stand, de découvrir les différentes informations et les espaces dédiés à l’entreprise, de visionner des vidéos et de participer à des jeux interactifs, comme s’ils y étaient réellement. Vous pouvez consulter une démonstration sur le site de Pubvolume.

Les nouvelles technologies ne sont plus de simples ajouts. Elles constituent de réelles opportunités d’optimisation pour permettre aux entreprises de maximiser leur impact sur les salons. Leur objectif n’est pas de remplacer les stands traditionnels mais d’enrichir l’expérience des visiteurs en y intégrant des éléments interactifs qui renforcent l’identité de la marque.

L’intégration de ces technologies nous permet de renforcer l’attrait des stands que nous concevons et fabriquons chez Pubvolume. Avec plus de 30 ans d’expertise, nous avons adopté ces innovations comme une réelle opportunité d’offrir à nos clients des espaces d’exposition qui captivent et marquent durablement. En tant que designers et fabricants, nous proposons des solutions concrètes aux entreprises tout en restant à l’affût des nouvelles pratiques, afin de vous garantir un stand incontournable lors des salons.

Votre implication ne s’achève pas lorsque les derniers visiteurs quittent le salon. Pour que votre participation soit un succès, il reste encore du travail à faire. Une nouvelle étape commence : analyser votre performance, convertir vos leads en clients fidèles, et tirer les leçons pour préparer votre prochaine participation. Pas d’inquiétude, nous vous donnons aujourd’hui quelques conseils pour un suivi réussi après un salon professionnel.

Préparer le suivi post salon avant même le salon

Pour tirer pleinement parti d’un salon, planifiez votre suivi post-salon avant l’événement. Cette préparation débute par la définition de vos objectifs pour le salon et des moyens mis à disposition.

Formuler les objectifs précis du salon auprès de votre équipe

Afin d’assurer le succès de votre entreprise lors de sa participation à un salon, il est essentiel que votre équipe comprenne parfaitement les objectifs de cet événement et veille à son bon déroulement.

Une réunion préparatoire peut être une solution adéquate pour transmettre toutes les informations nécessaires à l’ensemble de l’équipe : objectifs, déroulement des journées, connaissance des produits et/ou services présentés, etc. De plus, il est recommandé de prévoir une session de formation pour l’équipe présente sur le salon. Afin qu’elle soit pleinement opérationnelle et capable de répondre à toutes les questions concernant les produits et/ou services exposés sur le stand.

Le jour J et les jours suivants, commencez chaque matinée de salon par un brief avec votre équipe. Cette réunion permet à tous les membres d’être informés des actualités et informations concernant le salon, le stand, et les produits et services mis en avant. Elle a également pour but d’organiser la journée en prévoyant chaque détail pour qu’elle se déroule sans encombre. Profitez-en pour clarifier les objectifs de la journée, les responsabilités de chacun, les messages clés et les pitchs pour les visiteurs, et la gestion de l’accueil des visiteurs. Terminez par un message d’encouragement pour motiver votre équipe.

Définissez les outils mis à disposition pour la gestion des contacts

Les badgeuses fournies par les organisateurs des salons permettent d’obtenir quelques jours après le salon une liste complète avec les coordonnées des contacts scannés pendant la durée du salon. Parallèlement aux badgeuses traditionnelles, il existe sur le marché différentes solutions pour collecter des leads sur les salons professionnels et les traiter instantanément. Ces solutions peuvent se connecter à votre CRM interne. Ils permettent ainsi de basculer de façon automatique toutes les données collectées lors d’un événement. Ils suppriment ainsi l’étape de saisie manuelle des contacts, fournissant un gain de temps considérable. Si vous souhaitez vous équiper d’une de ces solutions, il convient de bien s’assurer que votre équipe soit formée à son utilisation avant le démarrage du salon.

Évaluer sa participation immédiatement après

Profitez de l’expérience encore fraîche dans votre esprit pour envisager un point de retour d’expérience de l’événement.

Priorisez les contacts collectés pendant le salon

Collecter des contacts lors de votre participation à un salon est important, mais ne vous arrêtez pas là. Si vous ne faites pas appel à une application de gestion de leads automatisant cette partie du process, vous devez maintenant les classer et les enregistrer dans votre base de données pour conserver leurs informations. Un conseil supplémentaire : priorisez les contacts en fonction de leur niveau d’intérêt et du niveau d’urgence pour hiérarchiser les informations en vue du suivi ultérieur.

Débriefez le salon avec l’équipe

Dès le retour, organisez une réunion de débriefing avec les membres de l’équipe présents sur le salon. Cette session permet de partager les expériences, évaluer les résultats, identifier les points forts ainsi que les axes d’amélioration pour les prochains salons. C’est une étape essentielle pour faire le bilan sur le stand, la logistique quotidienne, les opportunités potentielles, les concurrents, etc.

Transformer les leads en clients

L’un des principaux avantages de participer à des salons professionnels est de créer des contacts. En revanche, une fois les premières paroles échangées, il est crucial de nourrir cette relation naissante.

Contactez toutes les personnes

Cette étape est indispensable pour ne pas tomber dans l’oubli. Recontactez toutes les personnes rencontrées pendant le salon. Relancez vos contacts de manière personnalisée et par ordre de priorité. Remerciez les visiteurs, envoyez de la documentation ou les informations requises, et partagez les chiffres concernant le succès de l’événement.

Communiquez sur les réseaux sociaux

Votre présence au salon a été un vrai succès. Prolongez cette réussite en partageant votre expérience sur les réseaux sociaux. Vous pouvez ainsi publier des photos ou des vidéos pour étendre la portée de votre présence sur le salon.

Analyser les performances

Enfin, ne négligez pas l’étape cruciale d’analyser les performances de votre participation au salon.

Examinez les ROI (retours sur investissement)

En tenant compte des critères et des objectifs définis préalablement pour votre participation au salon, vous allez maintenant analyser le retour sur investissement à des moments clé. Ce point d’étape doit se faire à 3 mois, 6 mois et 9 mois après l’événement, pour évaluer pleinement les résultats obtenus grâce à votre participation.

Utilisez votre analyse pour ajuster les objectifs du prochain salon

Analyser les performances de votre stand lors d’un salon professionnel vous permet d’obtenir un aperçu global de la réussite de votre participation et d’identifier les éléments et caractéristiques ayant plus ou moins bien fonctionné. Cela vous aide à adapter vos stratégies et objectifs pour les futurs événements.

En vous appuyant sur ces analyses, vous avez l’opportunité de corriger les erreurs et d’apporter des améliorations pour les prochains salons. Négliger cette étape pourrait freiner l’évolution de votre stand. Il est également crucial de vérifier si vous avez atteint vos objectifs. Cela constitue un point essentiel pour l’amélioration de vos performances lors des prochains événements.

Pour évaluer la pertinence de votre participation, vous pouvez analyser plusieurs critères : le nombre de leads collectés, le nombre de produits/services vendus, le nombre d’opportunités générées, la couverture médiatique obtenue, etc. Les critères d’analyse de performance découlent de vos objectifs principaux définis en amont. Ils peuvent varier d’un salon à l’autre.

En résumé, participer à un salon professionnel demande une préparation minutieuse avant mais aussi un suivi efficace après l’événement. Il est essentiel de maximiser chaque opportunité en construisant des relations solides avec les contacts rencontrés. Évaluer régulièrement les performances pour ajuster les stratégies, et en utilisant les plateformes numériques pour étendre l’influence de votre entreprise.

Des partenaires comme Pubvolume facilitent cette démarche en offrant des solutions complètes, de la conception de votre stand à son montage sur site. Soucieux de vous fournir un soutien global, ils peuvent également vous conseiller sur les solutions disponibles sur le marché pour une automatisation de la gestion des leads et leur suivi.

Construire un brief de stand efficace en 5 étapes

Pas facile de compiler tous les éléments à prendre en compte pour la réalisation de votre prochain stand. Entre les éléments techniques et les aspects plus subjectifs, mieux vaut ne faut rien oublier si vous souhaitez partir sur de bonnes bases dans la conception d’un stand qui VOUS ressemble. Pour vous guider, nous avons compilé en 5 étapes les sujets à aborder avec votre standiste pour un brief de stand efficace.

Présentez votre entreprise

A l’heure où tout est disponible sur internet et sur les réseaux sociaux, il peut paraître inutile de présenter sa société.

❌ C’est faux ! Une meilleure connaissance de votre entreprise, décrite avec vos mots et selon votre point de vue permettra à vos prestataires de mieux répondre à vos attentes.

1. Décrivez votre secteur d’activité et le rôle de votre entreprise, sa position sur le marché (leader, réputation, etc.) mais également ce qui fait sa culture, son ADN.
2. Fournissez des détails sur les produits ou services qui font votre réputation
3. Précisez vos objectifs avec ce stand : lancer un nouveau produit, asseoir votre notoriété, créer la surprise, etc.
4. Indiquez le profil des visiteurs attendus : clients existants, prospects, institutionnels, investisseurs, etc.

Pour faciliter la compréhension, communiquez autant d’informations que possible, y compris des documents complémentaires sur votre entreprise ainsi que la charte graphique reprenant votre identité visuelle.

Définissez les spécificités et enjeux du salon ciblé

Le salon auquel vous participez et les modalités définies par l’organisateur peuvent avoir un impact majeur sur la conception de votre stand. Ainsi, les prestataires que vous consulterez auront besoin de matière pour leur étude personnalisée :

• D’abord , le nom, le lieu, la date, ainsi que les dates de montage et de démontage du salon.

• Ensuite, les enjeux spécifiques à cette édition-ci pour votre entreprise (ex : ouverture à l’international, présence de concurrents, modalités de participation différentes des années précédente, etc.)

• Enfin, il est très IMPORTANT de fournir le règlement d’architecture du salon. Ce règlement, garant d’une équité entre tous les exposants, comprend les contraintes spécifiques imposées par le salon. Il inclut les hauteurs autorisées des constructions, les distances à respecter par rapport aux voisins et aux allées et la possibilité d’installer des enseignes suspendues ou des éclairages particuliers.

Toutes ces informations vous seront fournies dans le guide technique transmis par les organisateurs du salon lors de votre inscription.

Quantifiez l’espace réservé et votre objectif financier

Pour que les standistes puissent répondre au mieux à votre demande, il est essentiel d’obtenir des informations sur l’espace commandé à l’organisateur du salon et sur les moyens dont vous disposez pour mener à bien le projet.

• La surface et les dimensions de votre stand.
• Le nombre de côtés ouverts ou fermés de votre stand
• Le nombre de personnes de votre staff présentes sur le stand en moyenne
• La nécessité de modularité ou de réutilisation du stand
• Votre budget prévisionnel : il pourra également orienter les choix des designers dans leur processus de création, le but étant de répondre à votre besoin à la fois esthétique, fonctionnel et économique.

Détaillez les produits à mettre en valeur sur votre stand

Les informations qui concernent les produits exposés peuvent avoir un impact esthétique (charte graphique à respecter) mais également technique sur le stand (nécessité d’un plancher technique, d’un revêtement de sol spécifique ou d’une alimentation électrique).

Pour un focus détaillé, vous pouvez d’abord fournir les plaquettes ou les fiches produits correspondantes. Cela permettra à votre standiste d’avoir accès à toutes les informations pertinentes telles que les dimensions du produit, son poids, puissance électrique, etc.

Ensuite, n’hésitez pas à orienter le mode de présentation que vous envisagez pour vos produits (podium, cloison, vitrine, en hauteur, etc.). Cela aidera à concrétiser votre vision et à assurer que le stand soit aménagé de manière optimale pour mettre en valeur vos produits ou services.

Décrivez votre utilisation de l’espace

Une dernière étape essentielle est celle qui concerne l’aménagement et les fonctionnalités du stand. Pour cela, toutes les précisions sont les bienvenues :

• Avez-vous en tête une ambiance générale que vous souhaitez donner (ne pas hésiter à transmettre un moodboard pour traduire en images ce que vous aimez !)
• Vous avez besoin d’un espace privatif fermé ou semi-fermé ?
• Une zone de démonstration produit est à matérialiser ?
• Votre comptoir d’accueil tiendra lieu de bar ou les préparations se feront dans la réserve ?
• Mobilier à prévoir (chaises, fauteuils, tabourets, tables, etc.)
• Équipements de réception (évier, réfrigérateur, machine à café, etc.)

La création d’un brief de stand efficace nécessite du temps, mais le but est de vous en faire économiser ensuite ! En effet, cette base va permettre à votre concepteur de stand de cibler une esthétique et des fonctionnalités au plus près de vos attentes. Ainsi, nous vous encourageons à la détailler de vive voix avec les prestataires consultés qui verront probablement des sujets complémentaires à aborder. Maintenant, à vous de rédiger votre brief !

Chez Pubvolume, nous accompagnons nos clients depuis plus de 30 ans dans la conception, la fabrication et la pose de leur stand d’exposition. Situés en Vendée, nous mettons à votre disposition une équipe pluridisciplinaire spécialisée. Votre projet est suivi de A à Z par un interlocuteur dédié, du brief au montage/démontage de votre stand sur le lieu de l’exposition.

Vous souhaitez nous partager votre brief pour que nous le traduisions en un design de stand personnalisé pour votre prochain salon ? 👉 contactez-nous !

Source : Cadremploi

ÉTABLIR UN BUDGET DE PARTICIPATION À UN SALON PROFESSIONNEL : NOS CONSEILS

Chaque année, de nombreuses entreprises se lancent dans la participation à des salons professionnels. Les paramètres à prendre en compte sont nombreux et nécessitent l’élaboration d’un prévisionnel fiable et détaillé pour éviter tout dérapage financier. C’est pourquoi, nous vous présentons aujourd’hui quelques éléments à prendre en compte pour établir un budget de participation à un salon qui soit cohérent et réaliste.

Prendre en compte les frais d’inscription et prestations techniques

L’inscription à l’événement

Lors de la préparation de votre participation à un salon, l’emplacement revêt une importance capitale. Tout d’abord, il est vital de choisir un emplacement stratégique, pour accroître votre visibilité et maximiser l’impact de votre présence. Ensuite, plusieurs facteurs influenceront votre enveloppe budgétaire : la taille du stand, la surface d’exposition ou son emplacement. Cela entraînera des variations dans vos coûts prévisionnels.

Les prestations techniques commandées à l’organisateur

En complément des frais d’inscription, il convient de prendre en compte les autres commandes qui sont passées à l’organisateur et notamment les raccordements (électricité, eau, air comprimé) ou le nettoyage. Dans le cas d’une enseigne suspendue, des frais d’élingage seront également à prévoir.

Consulter un standiste pour la réalisation et le montage de votre stand

La conception et la fabrication d’un stand d’exposition représentent une part significative du budget total. Ce coût varie en fonction de plusieurs critères :

• le type de stand : menuisé sur mesure, modulaire, pliable, etc.
• sa surface
• le type de matériaux utilisés : bois, aluminium, tissu, etc.
• l’agencement du stand : nombre de faces ouvertes
• les équipements et mobilier requis : éclairage, audiovisuel, meubles, etc.

En fonction de votre brief et de vos contraintes métier, un standiste pourra vous transmettre une fourchette estimative vous permettant de mieux visualiser les moyens financiers nécessaires à la conception et réalisation de votre projet.

Le transport et le montage/démontage du stand

Le transport ainsi que le montage et démontage peuvent également être pris en charge par votre prestataire. Si cela n’entre pas dans son domaine d’expertise, il est crucial de vous renseigner sur les coûts associés auprès de professionnels capables d’effectuer la prestation. Ils peuvent varier en fonction du lieu du salon, atteignant souvent des montants très impactant sur le budget global du stand.

Lister les frais annexes associés à votre participation au salon

Les frais de vie des participants

Dans la planification de votre budget, il est capital de tenir compte des frais de vie des participants, tels que les frais d’hébergement, de nourriture et de déplacement.

Dans cette enveloppe budgétaire vous pouvez intégrer également :

• les « consommables »  nécessaires sur le stand : fournitures, vaisselle, boissons, traiteur, etc.
• le coût du transport de vos produits vers le site d’exposition (et leur installation le cas échéant)

Les outils de communication

La communication autour de votre participation à un salon professionnel va impacter votre visibilité, votre image et l’attrait de votre espace éphémère pour les visiteurs. Qu’elle soit traditionnelle (brochures, flyers, goodies, etc.) ou digitale (réseaux sociaux, stand virtuel, etc.) elle est primordiale pour optimiser les bénéfices de votre participation à un salon professionnel. Estimer en amont le budget que vous souhaitez y consacrer évitera les mauvaises surprises d’un dépassement budgétaire et vous guidera dans le choix d’une gestion en direct ou en collaboration avec une agence de communication.

Certaines entreprises font appel à plusieurs prestataires, tandis que d’autres s’adressent à une seule entreprise pour gérer la majorité prestations.

Chez Pubvolume, en tant que concepteur et fabricant d’espaces éphémères depuis 30 ans, nous offrons à nos clients un service complet qu’il s’agisse de stands traditionnels ou modulables. Nous prenons en charge chaque étape du projet jusqu’au démontage une fois votre salon terminé. Pour permettre une réutilisation de votre stand sur une future édition, nous proposons également le stockage des différents éléments et leur remise en état si besoin.

Vous avez besoin d’aide pour établir le budget de votre prochain salon ? Pour une estimation budgétaire de votre futur stand clé en main, partagez-nous votre brief : https://pubvolume.fr/contact/