Préparer un salon professionnel : la checklist anti-stress des exposants
Participer à un salon professionnel est une expérience stimulante et enrichissante, pourtant cela peut vite devenir une source de stress si l’on oublie certains éléments essentiels. Entre le transport, l’installation du stand, la gestion du matériel et la rencontre avec les visiteurs, il suffit d’un détail oublié pour perturber toute l’organisation. Pour éviter cela, mieux vaut anticiper ! Voici la checklist anti-stress, pensée pour que chaque exposant arrive prêt et serein le jour J !
Comment bien préparer son salon professionnel avant le départ
Avant de partir sur le salon, une bonne préparation est essentielle pour éviter les imprévus et gagner en sérénité. Voici les éléments à vérifier en amont pour aborder l’événement en toute confiance.
Documents et supports indispensables pour les exposants
Un salon se prépare bien avant l’ouverture des portes. Première étape : vérifier que tous les documents administratifs sont prêts. Invitations, badges exposants, confirmations d’inscription et guide technique de l’événement doivent être rangés dans un dossier facilement accessible.
Pensez également à préparer vos supports de communication : flyers, cartes de visite et brochures. Ils doivent être imprimés en quantité suffisante, avec quelques exemplaires supplémentaires pour pallier aux imprévus.
Organisation et plan d’agencement du stand
Côté organisation, il est recommandé, en complément du plan général de votre stand, d’établir un plan précis des emplacements de chacun de vos produits de démonstration et leurs supports. Cela évite les hésitations de dernière minute de votre équipe au moment de votre installation.
Matériel exposant : équipements techniques à ne jamais oublier
Avant même de penser à l’aménagement de votre stand, il est essentiel de préparer les équipements techniques pour assurer son fonctionnement tout au long du salon.
Rallonges, multiprises et câbles pour un stand fonctionnel
Rien n’est plus frustrant que de brancher un écran ou un ordinateur et de réaliser qu’il manque une rallonge ou une multiprise. Les accessoires électriques doivent être considérés comme prioritaires. Rallonges, multiprises, tablettes et ordinateurs doivent être anticipés pour s’assurer de disposer du nombre adéquat de prises. Pensez également à prévoir une batterie externe pour rester prévoyant et autonome en cas de panne de courant.
Écrans, tablettes et solutions audiovisuelles pour attirer les visiteurs
Si votre stand intègre de l’audiovisuel, il faudra gérer une grande quantité de câbles et de rallonges pour faire fonctionner tous vos appareils simultanément. Il est donc essentiel de prévoir des rouleaux d’adhésif gaffeur pour sécuriser les câbles. Cela évite que votre équipe ou les visiteurs ne trébuchent dessus : un accident est vite arrivé.
Confort et bien-être : la checklist personnelle de l’exposant
Avant de penser à l’aménagement du stand, il est essentiel de veiller à votre confort. Une bonne préparation personnelle vous aidera à rester disponible, réactif et souriant toute la journée.
Pour parer à toute éventualité, préparez une petite trousse « de secours » à garder à portée de main. Glissez-y vos médicaments habituels, quelques pansements, du gel hydroalcoolique, mais aussi des outils pratiques comme des ciseaux, un cutter, du ruban adhésif, des piles ou ampoules de rechange et un marqueur.
Ajoutez également une bouteille d’eau et quelques encas pour tenir la journée, un bloc-notes et des stylos pour noter un contact ou une idée.
Sur place, garder le contrôle
Le jour J, arrivez suffisamment tôt pour repérer les lieux et prendre le temps de vous installer à votre stand. Testez systématiquement chaque branchement, chaque éclairage et chaque support visuel avant l’ouverture des portes. Conservez à portée de main votre petite trousse de secours pour réagir rapidement, ainsi que votre chargeur et votre bouteille d’eau.
Durant l’événement, gardez un œil sur vos stocks de brochures, cartes de visite ou goodies, en veillant à ce qu’ils soient toujours bien rangés. Enfin, pensez à prendre quelques photos du stand monté et animé : elles pourront vous servir pour vos réseaux sociaux et vos archives internes.
La sérénité par la préparation avec Pubvolume
Un salon réussi est avant tout un salon bien préparé. En anticipant vos besoins techniques, vos supports visuels et votre confort personnel, vous réduisez considérablement le stress lié à l’événement. Pendant que vous vous concentrez sur votre préparation pour le salon, PUBVOLUME, standiste depuis plus de 30 ans, prend en charge tous les aspects techniques et logistiques de votre stand. De la création et l’optimisation à la gestion, au montage et au démontage, que ce soit pour un stand sur mesure, modulaire ou hybride, notre expertise vous permet de gagner du temps, de maîtriser vos budgets et d’assurer une expérience fluide sur tous vos salons. Avec PUBVOLUME, installez, exposez et profitez pleinement de vos salons, en vous concentrant sur l’essentiel : vos visiteurs et votre image de marque. Et n’oubliez pas, le salon ne s’arrête pas lorsque les derniers visiteurs partent, alors préparez bien votre post-salon !
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