ÉTABLIR UN BUDGET DE PARTICIPATION À UN SALON PROFESSIONNEL : NOS CONSEILS

Chaque année, de nombreuses entreprises se lancent dans la participation à des salons professionnels. Les paramètres à prendre en compte sont nombreux et nécessitent l’élaboration d’un prévisionnel fiable et détaillé pour éviter tout dérapage financier. C’est pourquoi, nous vous présentons aujourd’hui quelques éléments à prendre en compte pour établir un budget de participation à un salon qui soit cohérent et réaliste.

Prendre en compte les frais d’inscription et prestations techniques

L’inscription à l’événement

Lors de la préparation de votre participation à un salon, l’emplacement revêt une importance capitale. Tout d’abord, il est vital de choisir un emplacement stratégique, pour accroître votre visibilité et maximiser l’impact de votre présence. Ensuite, plusieurs facteurs influenceront votre enveloppe budgétaire : la taille du stand, la surface d’exposition ou son emplacement. Cela entraînera des variations dans vos coûts prévisionnels.

Les prestations techniques commandées à l’organisateur

En complément des frais d’inscription, il convient de prendre en compte les autres commandes qui sont passées à l’organisateur et notamment les raccordements (électricité, eau, air comprimé) ou le nettoyage. Dans le cas d’une enseigne suspendue, des frais d’élingage seront également à prévoir.

Consulter un standiste pour la réalisation et le montage de votre stand

La conception et la fabrication d’un stand d’exposition représentent une part significative du budget total. Ce coût varie en fonction de plusieurs critères :

• le type de stand : menuisé sur mesure, modulaire, pliable, etc.
• sa surface
• le type de matériaux utilisés : bois, aluminium, tissu, etc.
• l’agencement du stand : nombre de faces ouvertes
• les équipements et mobilier requis : éclairage, audiovisuel, meubles, etc.

En fonction de votre brief et de vos contraintes métier, un standiste pourra vous transmettre une fourchette estimative vous permettant de mieux visualiser les moyens financiers nécessaires à la conception et réalisation de votre projet.

Le transport et le montage/démontage du stand

Le transport ainsi que le montage et démontage peuvent également être pris en charge par votre prestataire. Si cela n’entre pas dans son domaine d’expertise, il est crucial de vous renseigner sur les coûts associés auprès de professionnels capables d’effectuer la prestation. Ils peuvent varier en fonction du lieu du salon, atteignant souvent des montants très impactant sur le budget global du stand.

Lister les frais annexes associés à votre participation au salon

Les frais de vie des participants

Dans la planification de votre budget, il est capital de tenir compte des frais de vie des participants, tels que les frais d’hébergement, de nourriture et de déplacement.

Dans cette enveloppe budgétaire vous pouvez intégrer également :

• les « consommables »  nécessaires sur le stand : fournitures, vaisselle, boissons, traiteur, etc.
• le coût du transport de vos produits vers le site d’exposition (et leur installation le cas échéant)

Les outils de communication

La communication autour de votre participation à un salon professionnel va impacter votre visibilité, votre image et l’attrait de votre espace éphémère pour les visiteurs. Qu’elle soit traditionnelle (brochures, flyers, goodies, etc.) ou digitale (réseaux sociaux, stand virtuel, etc.) elle est primordiale pour optimiser les bénéfices de votre participation à un salon professionnel. Estimer en amont le budget que vous souhaitez y consacrer évitera les mauvaises surprises d’un dépassement budgétaire et vous guidera dans le choix d’une gestion en direct ou en collaboration avec une agence de communication.

Certaines entreprises font appel à plusieurs prestataires, tandis que d’autres s’adressent à une seule entreprise pour gérer la majorité prestations.

Chez Pubvolume, en tant que concepteur et fabricant d’espaces éphémères depuis 30 ans, nous offrons à nos clients un service complet qu’il s’agisse de stands traditionnels ou modulables. Nous prenons en charge chaque étape du projet jusqu’au démontage une fois votre salon terminé. Pour permettre une réutilisation de votre stand sur une future édition, nous proposons également le stockage des différents éléments et leur remise en état si besoin.

Vous avez besoin d’aide pour établir le budget de votre prochain salon ? Pour une estimation budgétaire de votre futur stand clé en main, partagez-nous votre brief : https://pubvolume.fr/contact/