Construire un brief de stand efficace en 5 étapes

Pas facile de compiler tous les éléments à prendre en compte pour la réalisation de votre prochain stand. Entre les éléments techniques et les aspects plus subjectifs, mieux vaut ne faut rien oublier si vous souhaitez partir sur de bonnes bases dans la conception d’un stand qui VOUS ressemble. Pour vous guider, nous avons compilé en 5 étapes les sujets à aborder avec votre standiste pour un brief de stand efficace.

Présentez votre entreprise

A l’heure où tout est disponible sur internet et sur les réseaux sociaux, il peut paraître inutile de présenter sa société.

❌ C’est faux ! Une meilleure connaissance de votre entreprise, décrite avec vos mots et selon votre point de vue permettra à vos prestataires de mieux répondre à vos attentes.

1. Décrivez votre secteur d’activité et le rôle de votre entreprise, sa position sur le marché (leader, réputation, etc.) mais également ce qui fait sa culture, son ADN.
2. Fournissez des détails sur les produits ou services qui font votre réputation
3. Précisez vos objectifs avec ce stand : lancer un nouveau produit, asseoir votre notoriété, créer la surprise, etc.
4. Indiquez le profil des visiteurs attendus : clients existants, prospects, institutionnels, investisseurs, etc.

Pour faciliter la compréhension, communiquez autant d’informations que possible, y compris des documents complémentaires sur votre entreprise ainsi que la charte graphique reprenant votre identité visuelle.

 

Définissez les spécificités et enjeux du salon ciblé

Le salon auquel vous participez et les modalités définies par l’organisateur peuvent avoir un impact majeur sur la conception de votre stand. Ainsi, les prestataires que vous consulterez auront besoin de matière pour leur étude personnalisée :

• D’abord , le nom, le lieu, la date, ainsi que les dates de montage et de démontage du salon.

• Ensuite, les enjeux spécifiques à cette édition-ci pour votre entreprise (ex : ouverture à l’international, présence de concurrents, modalités de participation différentes des années précédente, etc.)

• Enfin, il est très IMPORTANT de fournir le règlement d’architecture du salon. Ce règlement, garant d’une équité entre tous les exposants, comprend les contraintes spécifiques imposées par le salon. Il inclut les hauteurs autorisées des constructions, les distances à respecter par rapport aux voisins et aux allées et la possibilité d’installer des enseignes suspendues ou des éclairages particuliers.

Toutes ces informations vous seront fournies dans le guide technique transmis par les organisateurs du salon lors de votre inscription.

 

Quantifiez l’espace réservé et votre objectif financier

Pour que les standistes puissent répondre au mieux à votre demande, il est essentiel d’obtenir des informations sur l’espace commandé à l’organisateur du salon et sur les moyens dont vous disposez pour mener à bien le projet.

• La surface et les dimensions de votre stand.
• Le nombre de côtés ouverts ou fermés de votre stand
• Le nombre de personnes de votre staff présentes sur le stand en moyenne
• La nécessité de modularité ou de réutilisation du stand
• Votre budget prévisionnel : il pourra également orienter les choix des designers dans leur processus de création, le but étant de répondre à votre besoin à la fois esthétique, fonctionnel et économique.

Détaillez les produits à mettre en valeur sur votre stand

Les informations qui concernent les produits exposés peuvent avoir un impact esthétique (charte graphique à respecter) mais également technique sur le stand (nécessité d’un plancher technique, d’un revêtement de sol spécifique ou d’une alimentation électrique).

Pour un focus détaillé, vous pouvez d’abord fournir les plaquettes ou les fiches produits correspondantes. Cela permettra à votre standiste d’avoir accès à toutes les informations pertinentes telles que les dimensions du produit, son poids, puissance électrique, etc.

Ensuite, n’hésitez pas à orienter le mode de présentation que vous envisagez pour vos produits (podium, cloison, vitrine, en hauteur, etc.). Cela aidera à concrétiser votre vision et à assurer que le stand soit aménagé de manière optimale pour mettre en valeur vos produits ou services.

 

Décrivez votre utilisation de l’espace

Une dernière étape essentielle est celle qui concerne l’aménagement et les fonctionnalités du stand. Pour cela, toutes les précisions sont les bienvenues :

• Avez-vous en tête une ambiance générale que vous souhaitez donner (ne pas hésiter à transmettre un moodboard pour traduire en images ce que vous aimez !)
• Vous avez besoin d’un espace privatif fermé ou semi-fermé ?
• Une zone de démonstration produit est à matérialiser ?
• Votre comptoir d’accueil tiendra lieu de bar ou les préparations se feront dans la réserve ?
• Mobilier à prévoir (chaises, fauteuils, tabourets, tables, etc.)
• Équipements de réception (évier, réfrigérateur, machine à café, etc.)

La création d’un brief de stand efficace nécessite du temps, mais le but est de vous en faire économiser ensuite ! En effet, cette base va permettre à votre concepteur de stand de cibler une esthétique et des fonctionnalités au plus près de vos attentes. Ainsi, nous vous encourageons à la détailler de vive voix avec les prestataires consultés qui verront probablement des sujets complémentaires à aborder. Maintenant, à vous de rédiger votre brief !

Chez Pubvolume, nous accompagnons nos clients depuis plus de 30 ans dans la conception, la fabrication et la pose de leur stand d’exposition. Situés en Vendée, nous mettons à votre disposition une équipe pluridisciplinaire spécialisée. Votre projet est suivi de A à Z par un interlocuteur dédié, du brief au montage/démontage de votre stand sur le lieu de l’exposition.

Vous souhaitez nous partager votre brief pour que nous le traduisions en un design de stand personnalisé pour votre prochain salon ? 👉 contactez-nous !

Source : Cadremploi

 

ÉTABLIR UN BUDGET DE PARTICIPATION À UN SALON PROFESSIONNEL : NOS CONSEILS

Chaque année, de nombreuses entreprises se lancent dans la participation à des salons professionnels. Les paramètres à prendre en compte sont nombreux et nécessitent l’élaboration d’un prévisionnel fiable et détaillé pour éviter tout dérapage financier. C’est pourquoi, nous vous présentons aujourd’hui quelques éléments à prendre en compte pour établir un budget de participation à un salon qui soit cohérent et réaliste.

Prendre en compte les frais d’inscription et prestations techniques

L’inscription à l’événement

Lors de la préparation de votre participation à un salon, l’emplacement revêt une importance capitale. Tout d’abord, il est vital de choisir un emplacement stratégique, pour accroître votre visibilité et maximiser l’impact de votre présence. Ensuite, plusieurs facteurs influenceront votre enveloppe budgétaire : la taille du stand, la surface d’exposition ou son emplacement. Cela entraînera des variations dans vos coûts prévisionnels.

Les prestations techniques commandées à l’organisateur

En complément des frais d’inscription, il convient de prendre en compte les autres commandes qui sont passées à l’organisateur et notamment les raccordements (électricité, eau, air comprimé) ou le nettoyage. Dans le cas d’une enseigne suspendue, des frais d’élingage seront également à prévoir.

Consulter un standiste pour la réalisation et le montage de votre stand

La conception et la fabrication d’un stand d’exposition représentent une part significative du budget total. Ce coût varie en fonction de plusieurs critères :

• le type de stand : menuisé sur mesure, modulaire, pliable, etc.
• sa surface
• le type de matériaux utilisés : bois, aluminium, tissu, etc.
• l’agencement du stand : nombre de faces ouvertes
• les équipements et mobilier requis : éclairage, audiovisuel, meubles, etc.

En fonction de votre brief et de vos contraintes métier, un standiste pourra vous transmettre une fourchette estimative vous permettant de mieux visualiser les moyens financiers nécessaires à la conception et réalisation de votre projet.

Le transport et le montage/démontage du stand

Le transport ainsi que le montage et démontage peuvent également être pris en charge par votre prestataire. Si cela n’entre pas dans son domaine d’expertise, il est crucial de vous renseigner sur les coûts associés auprès de professionnels capables d’effectuer la prestation. Ils peuvent varier en fonction du lieu du salon, atteignant souvent des montants très impactant sur le budget global du stand.

Lister les frais annexes associés à votre participation au salon

Les frais de vie des participants

Dans la planification de votre budget, il est capital de tenir compte des frais de vie des participants, tels que les frais d’hébergement, de nourriture et de déplacement.

Dans cette enveloppe budgétaire vous pouvez intégrer également :

• les « consommables »  nécessaires sur le stand : fournitures, vaisselle, boissons, traiteur, etc.
• le coût du transport de vos produits vers le site d’exposition (et leur installation le cas échéant)

Les outils de communication

La communication autour de votre participation à un salon professionnel va impacter votre visibilité, votre image et l’attrait de votre espace éphémère pour les visiteurs. Qu’elle soit traditionnelle (brochures, flyers, goodies, etc.) ou digitale (réseaux sociaux, stand virtuel, etc.) elle est primordiale pour optimiser les bénéfices de votre participation à un salon professionnel. Estimer en amont le budget que vous souhaitez y consacrer évitera les mauvaises surprises d’un dépassement budgétaire et vous guidera dans le choix d’une gestion en direct ou en collaboration avec une agence de communication.

Certaines entreprises font appel à plusieurs prestataires, tandis que d’autres s’adressent à une seule entreprise pour gérer la majorité prestations.

Chez Pubvolume, en tant que concepteur et fabricant d’espaces éphémères depuis 30 ans, nous offrons à nos clients un service complet qu’il s’agisse de stands traditionnels ou modulables. Nous prenons en charge chaque étape du projet jusqu’au démontage une fois votre salon terminé. Pour permettre une réutilisation de votre stand sur une future édition, nous proposons également le stockage des différents éléments et leur remise en état si besoin.

Vous avez besoin d’aide pour établir le budget de votre prochain salon ? Pour une estimation budgétaire de votre futur stand clé en main, partagez-nous votre brief : https://pubvolume.fr/contact/